数字化转型和无纸化可以实现的好处

今天,人们比以往任何时候都认为美国企业每年消耗的纸张越来越少。尽管现在存在许多以商业数字代替纸张的机会,但美国的纸张消费量仍在继续增加。无论如何,有许多组织转向数字化解决方案并实现无纸化带来的好处。

Ethan Taub 是金融机构Goalry和Loanry的首席执行官,Taub 开始为这两项业务开展无纸化工作。为了实施无纸化计划,Taub 说他们决定采用交错的方法。每个工作人员的办公桌旁都有自己的回收箱。它们每周在星期五称重,最轻的有现货价格。

“获胜者每个月都会得到一张 100 美元的代金券,我们一直保持这种状态,直到每个人在盒子里的重量都像没有纸一样,”陶布说。“这很有效,因为它使用了胡萝卜的方法并激发了员工的竞争性。”

通过走向绿色,Taub 说他重视商业对环境和能源保护的影响。此外,无纸化对他们和他们的客户来说更好。这包括提供诸如在线收据而不是纸质的便利,从而消除了对丢失收据的担忧。

自从他们无纸化以来,他们没有回头。简单的事情可以帮助他们保持一致,例如在每个人的计算机上激活一个弹出式提醒,说“在打印之前考虑一下,你真的需要这个的纸质副本吗?” 效果很好,他们把传真机和打印机从办公室拿走了。

来自 Illuminate Labs 数字化转型的见解

Illuminate Labs是一家美国补充剂制造商。Illuminate Labs 总裁 Calloway Cook 表示,他们在 2019 年实现了无纸化,这是他们成为获得认证的共益企业的过程的一部分。他们从环境角度做出了这一决定,但它具有他们没有预料到的效率优势。

库克说,他们发现以无纸格式查找旧文件的效率比以前高得多。他们通常为此使用 Google Drive 或电子邮件。

“我们可以通过快速的 Google Drive 搜索来回忆多年前的信息,而不必保留随时可能丢失或被盗的文件的细致记录,”库克说。

库克承认,作为一家小企业,他们的数字化转型显然比大公司更容易。但是,他建议任何规模的企业都探索无纸化,以实现环境效益、成本节约和效率提升。

英特尔部门实现无纸化

英特尔软件工程师兼 Techtestreport 联合创始人 Sarah Petrova 表示,他们设定了从 2018 年左右开始在英特尔部门实施 100% 无纸化系统的目标。Petrova 指出,他们知道没有一家公司可以用一张大纸剪掉所有纸张。吹。

“许多文件仍然必须打印,尤其是客户审计报告,这是我们业务的核心部分,”Petrova 说。“我们内部印刷厂的这些报告的制作过程缓慢而复杂。”

在 Techtestreport.com 上,该团队经营着一本专注于硬件和 IT 领域最新技术的消费者杂志。她参与了无纸化的规划和实施过程,并深入了解了无纸化对内部业务流程的影响。

Petrova 表示,他们希望消除依赖纸张带来的所有低效率和额外成本。他们认为无纸化系统可以让他们在部门内创建更高效​​的业务流程。她说他们在很大程度上实现了他们的目标。Petrova 补充说,新数字系统产生的积极影响和协同效应甚至超出了他们的预期。他们将管理成本降低了 30%。其中大部分是由于以前由员工完成的软件的大量任务自动化造成的。

Petrova 补充说,新系统产生的积极影响和协同效应甚至超出了他们的预期。他们将管理成本降低了 30%。 

为了帮助实现无纸化目标,他们定制了施乐的解决方案。他们现在还使用 DocuSign、Evernote、Xero.com、ccscan 和定制软件进行内部流程。这些解决方案有助于将以前的纸质流程转变为数字流程。

至于实现这一目标的障碍,Petrova 表示,他们无法预料无纸化对几乎所有行政业务流程的影响会有多大。他们必须重组许多旧流程,然后创建新的更高效的流程。

“这花了很多时间,”她说。“如果我们必须再做一次,我们肯定会提前计划无纸化将受到的影响,以便做好更好的准备。”

选择软件评论远程工作推动无纸化

Select Software Reviews的首席执行官兼创始人 Phil Strazzulla表示,他们作为企业实现无纸化的主要原因是因为他们是一个远程团队。他们需要一种方法来从一个非物理位置的集中位置管理所有内容。

“我们不能让团队的每个成员都持有合同等各种重要文件,因为这意味着我们必须将它们运送到我们没有的主要办公室,”Strazzulla 说。

通过使所有内容尽可能无纸化,他们现在将所有内容都放在一个易于访问的地方,供整个团队使用。到目前为止,他们发现的最大好处是在组织方面。他们使用 Google Drive 来存储和管理他们的大量文档。他们可以轻松地相互分享内容,也可以与团队外的任何人分享内容。他们不必打印任何东西或等待它通过蜗牛邮件到达。

Strazzulla 还表示,他们注意到在项目上进行协作要容易得多。他们可以跳入文档并作为一个小组进行编辑,而不是坐在房间里,到处乱想,等待事情发生。通常,他们会使用 Zoom 或其他通信应用程序,这样他们就可以在编辑时进行讨论。结果,他们的工作质量得到​​了提高。 

他们对无纸化的最大担忧集中在隐私和安全上。但他们严格控制谁可以访问和不可以访问他们的文件。

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